O compliance exerce uma função de proteção para as organizações. Falar em compliance é falar de um conjunto de posturas que tornam a atuação empresarial regular, em conformidade com as leis, regulamentos, regras técnicas e até normas internas estabelecidas.
Um eficiente programa de Compliance Trabalhista é uma prática urgente e necessária em todas as empresas. Afinal, essa é a melhor forma de se evitar ações e condenações trabalhistas e previdenciárias que podem resultar em uma grande perda financeira.
O Compliance Trabalhista é um dos principais instrumentos de governança corporativa e, para que funcione de forma efetiva ele deve se valer de ferramentas que assegurem o cumprimento da norma e possam detectar de forma preventiva atos ilícitos e desvios de conduta de seus colaboradores.
Quando se estabelece um programa de Compliance Trabalhista, observa-se uma diminuição considerável do número de ações e também uma melhora de sua imagem perante os seus empregados, fornecedores, parceiros e consumidores, passando a ser vista de uma forma positiva por toda a sociedade.
Desse modo, algumas ferramentas devem ser utilizadas neste processo de implementação do Compliance:
Todo programa de compliance deve começar com a análise e gerenciamento de riscos do negócio. É o diagnóstico de riscos que vai definir quais as ações que devem ser tomadas de acordo com a realidade da empresa, bem como posição de mercado.
Com essa análise inicial, identificamos o perfil dos riscos da organização, como reduzi-los e quais mudanças a empresa está disposta a aceitar. Estabelecendo assim, as estratégias e compromissos de curto e longo prazo, a fim de garantir uma operação segura por meio da obediência de normas e procedimentos que promovam uma conduta adequada, de acordo com a legislação e com padrões éticos.
O Compliance Trabalhista deve ser aplicado internamente na empresa desenvolvendo regras, controles e procedimentos com o objetivo de reduzir a possibilidade de ocorrência de práticas de condutas ilícitas ou inadequadas pelos seus colaboradores.
Esse Código deve apresentar as seguintes características:
A adoção de um Código de Ética e de Conduta é indispensável ao ambiente de trabalho, uma vez que faz com que todos trabalhem de acordo com as normas vigentes e respeitem os princípios e valores assumidos pela empresa.
Além do Código de Ética e de Conduta, deve também ser elaborado um Regulamento Interno, sendo um manual de comportamento do colaborador, com objetivo evitar transtornos administrativos e judiciais.
Neste Regulamento Interno devem ser tratadas situações do dia a dia, como: uso de e-mail da empresa para tratativas comerciais; monitoramento dos acessos e e-mails pela empresa; benefícios internos e normas internas de relacionamento e procedimentos para o trabalho.
Se existem um Código de Ética e de Conduta e um Regulamento Interno, deve haver punições pelo descumprimento desses termos, com o objetivo de evitar acidentes de trabalho, descumprimento da legislação trabalhista e de princípios.
Além de práticas de assédio moral e sexual, discriminação e outros atos ilícitos que tragam prejuízos não só financeiros, mas também à imagem da empresa.
Para que o programa de Compliance Trabalhista alcance os resultados esperados, os empregados devem ser constantemente treinados para que possam compreender e incorporar os princípios e regras da empresa.
Dessa forma, oferecer treinamento adequado aos colaboradores deve ser um dos principais objetivos das empresas que desejam implementar um programa de Compliance Trabalhista.
O treinamento, por si só, não irá impedir a existência de irregularidades, mas certamente irá reduzir as práticas ilícitas, e também poderá mitigar a responsabilidade da organização perante autoridades competentes caso essas práticas venham a acontecer.
Assim, com um bom programa de Compliance Trabalhista, aliado ao trabalho de gestão do setor de RH, a empresa conseguirá excelentes resultados e demonstrará a sua adequação às normas, evitando ser penalizada administrativamente ou judicialmente.